Déployer un logiciel de soins dans un EHPAD ne se résume pas à installer une application sur des tablettes. Quand le groupe Colisée généralise NETSoins dans ses établissements, la réussite du projet repose sur l’adhésion des soignants, des auxiliaires de vie et des équipes administratives. Sans leur implication dès les premières semaines, le risque est simple : l’outil reste sous-utilisé, les transmissions continuent sur papier, et le dossier usager informatisé perd toute sa valeur.
Référents terrain et super-users NETSoins : le levier que les formations classiques ne remplacent pas
Une formation collective de deux heures devant un vidéoprojecteur ne suffit pas à ancrer un nouvel outil dans les habitudes de travail. Les équipes retiennent mieux quand un collègue proche, présent au quotidien, peut répondre à une question en temps réel.
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C’est le principe du référent super-user par établissement. Ce professionnel, souvent un infirmier coordinateur ou un aide-soignant volontaire, reçoit une formation approfondie sur NETSoins avant le reste de l’équipe. Il devient la personne-ressource locale, capable de débloquer une situation sans attendre le support éditeur.
Colisée a communiqué sur cette approche de co-construction avec les équipes terrain, en mettant en place des groupes pilotes et des ajustements progressifs du logiciel. Cette méthode présente un avantage concret : les retours utilisateurs remontent avant que les frustrations ne s’installent. Un bouton mal placé, un circuit de validation trop long, une donnée manquante dans le plan de soins : le super-user centralise ces remontées et les transmet à l’éditeur ou au service informatique du groupe.
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Comment choisir le bon profil de référent
Le référent idéal n’est pas forcément le plus à l’aise avec l’informatique. C’est la personne que les collègues viennent naturellement consulter. Si personne ne lui pose de question au quotidien, son rôle de super-user restera théorique.
- Privilégiez un professionnel en poste de jour, présent sur des plages horaires larges, pour couvrir un maximum de relèves
- Assurez-vous que la direction libère du temps dédié (même une heure par semaine) pour traiter les demandes et tester les mises à jour
- Identifiez un binôme plutôt qu’une personne seule : en cas d’absence, le relais doit exister sans délai
Conduite du changement en EHPAD : dépasser la résistance au numérique
Vous avez déjà remarqué qu’un soignant expérimenté peut maîtriser parfaitement le soin relationnel tout en redoutant de saisir une donnée sur écran ? Cette appréhension n’est pas un manque de compétence. Elle traduit souvent un vécu négatif avec des outils mal conçus ou imposés sans concertation.
Pour que NETSoins soit perçu comme un gain plutôt qu’une contrainte, l’équipe doit comprendre ce que l’outil change concrètement dans sa journée. Pas en termes de « transformation digitale », mais en termes de minutes gagnées et d’erreurs évitées.
Montrer le bénéfice direct sur la qualité des soins
Un exemple parlant : la traçabilité des soins. Sur papier, une transmission oubliée ou illisible peut entraîner un doublon de traitement ou un soin non réalisé. Avec le dossier usager informatisé NETSoins, chaque acte est horodaté et rattaché au profil du résident. L’équipe de nuit voit en un coup d’oeil ce qui a été fait en journée.
Ce type de démonstration, ancré dans le quotidien du service, convainc davantage qu’une présentation PowerPoint sur les fonctionnalités du logiciel. Partir d’une situation vécue par l’équipe pour montrer la solution, pas l’inverse.
Gérer le rythme du déploiement
Un déploiement en une seule vague, où toutes les fonctionnalités sont activées simultanément, génère de la surcharge cognitive. Les groupes pilotes mis en place par Colisée illustrent une approche plus progressive : démarrer avec le module de transmissions ciblées, puis ajouter le suivi des constantes, puis la gestion des traitements.
Chaque étape donne le temps aux équipes d’intégrer les gestes numériques avant de passer au suivant. Ce séquençage réduit aussi le volume d’appels au support technique.
Comité utilisateurs NETSoins : structurer les retours pour améliorer l’outil
Depuis les campagnes nationales de financement du dossier usager informatisé (programmes portés par la CNSA et l’ANS à partir de 2023), les ARS conditionnent de plus en plus leurs aides à la mise en place d’instances de pilotage incluant des représentants des soignants. Cette exigence pousse les groupes d’EHPAD à formaliser l’implication des équipes dans le déploiement de logiciels comme NETSoins.
Concrètement, un comité utilisateurs réunit soignants, cadres et référents numériques à intervalles réguliers. Son objectif n’est pas de valider des décisions déjà prises. Il sert à identifier les points de friction, prioriser les demandes d’évolution et suivre l’adoption réelle du logiciel dans chaque service.
- Fréquence recommandée : une réunion mensuelle les trois premiers mois, puis bimensuelle une fois l’outil stabilisé
- Composition : au moins un aide-soignant, un infirmier, un agent administratif et un cadre de santé, pour couvrir tous les profils d’accès
- Livrables : un compte-rendu diffusé à l’ensemble de l’équipe, avec les actions décidées et leurs échéances
- Indicateur concret à suivre : le taux de saisie des transmissions dans NETSoins par rapport aux transmissions papier résiduelles
Formation continue et hygiène numérique : deux angles souvent négligés
La formation initiale au déploiement ne couvre qu’une partie du besoin. NETSoins évolue avec des mises à jour régulières (nouvelles fonctionnalités, conformité au Ségur du numérique, corrections d’ergonomie). Sans un minimum de formation continue, les équipes passent à côté de ces améliorations et conservent des contournements devenus inutiles.
L’hygiène numérique mérite aussi une attention spécifique. Chaque professionnel doit utiliser son propre identifiant de connexion, sans partage de session. Ce point, souvent perçu comme une contrainte administrative, garantit la traçabilité et la conformité RGPD des données de santé hébergées selon les normes HDS.
Un rappel trimestriel de quelques minutes sur les bonnes pratiques de connexion (verrouillage de session, signalement d’un accès suspect, mise à jour du mot de passe) protège autant l’établissement que le résident.
L’implication des équipes dans le déploiement de NETSoins chez Colisée ne repose pas sur un enthousiasme spontané pour le numérique. Elle se construit par des choix d’organisation concrets : des référents accessibles, un rythme de déploiement adapté au terrain, un comité utilisateurs qui donne une voix réelle aux soignants, et une formation qui ne s’arrête pas au jour de la mise en service.
